La gestión de la agenda

La gestión de la agenda es uno de los puntos importantes que debemos de realizar correctamente para conseguir un correcto funcionamiento de nuestro salón de belleza.

Nos ayudara no solo a dar un mejor servicio a nuestros clientes, sino que también podremos organizarnos y organizar a nuestras empleadas para así ser más productivas y eficientes.

Se que no es uno de los trabajos más divertidos, pero tiene que ser una de nuestras tareas obligatorias a realizar tanto al iniciar como al finalizar nuestra jornada laboral.

Es verdad que en la era tecnológica en la que nos encontramos, gran cantidad de centros se han pasado a los programas de gestión, pero muchos otros aun siguen usando las agendas de papel.

Sea cual sea nuestra elección vamos a dar una serie de recomendaciones que todas debemos de seguir con nuestra agenda para sacar el máximo partido de la información que esta nos aporta.

En la agenda se debe de ver el día completo y en ella debemos de ver no solo nuestras tareas, sino que debemos de poder ver a simple vista la agenda de nuestras empleadas.

Es importante visualizar los huecos disponibles, para ello debemos de tener bien organizados los turnos de trabajo, bloqueados los tiempos de descanso y definidos correctamente los tiempos de todos y cada uno de los servicios.

Programa correctamente los turnos de tus empleadas, no podemos modificar los horarios en el momento por costumbre y si no tenemos definidos estos correctamente no podremos saber realmente de que horas disponemos cada día.

Para ayudarnos a visualizar mejor la agenda nos podemos ayudar de colores, así no solo podremos ver los tiempos, sino que también la disponibilidad de equipos y cabinas.

No podemos dar una cita para hacerse un laser por ejemplo si este equipo esta ocupado, pues lo único que conseguiremos será un retraso en la agenda y 2 clientes descontentos, uno por tener que esperar mas de lo debido en la sala de espera y el otro porque seguramente le realicemos el tratamiento incorrectamente por las prisas.

Cuando establezcamos los tiempos de cada servicio debemos de incluir la limpieza y preparación de la cabina, un ejemplo si yo voy a realizar un tratamiento de diatermia de 45 minutos debo de tener en cuenta el tiempo de preparación del cliente y de la cabina, así como de recogerla para que cuando entre el cliente siguiente la sala se encuentre preparada para comenzar a trabajar, así que mínimo en agenda cerraremos 1 hora.

Haz recordatorios de los tratamientos para evitar cancelaciones de última hora y evitar olvidos, al finalizar la jornada laboral o iniciarla es conveniente enviar un mensaje recordando la hora, el tratamiento y si hay alguna información extra. Si el cliente no puede venir nos informara y podremos ver si nos queda algún hueco disponible para ese día.

Si han quedado horas disponibles y queremos llenarlas podemos lanzar una oferta limitada en tiempo y numero para intentar ocupar esas horas, recordar que el tiempo es dinero.

Por la mañana analiza tu agenda y cada cliente, tu eres la jefa, la que dirige el equipo y como tal eres la que debe de indicarle, es por ello que debemos de realizar una planificación y en ella no solo ver los huecos disponibles sino crear una hoja de ruta para nosotras y nuestras empleadas.

Ver que clientes tiene cada una y que tratamiento se va a realizar, valorar en que estado se encuentra en el tratamiento, si lo esta acabando, iniciando, si se debe de realizar un diagnostico o valoración, si ha consumido producto e indicarles a nuestras empleadas cuales son sus objetivos del día.

Anota todas y cada una de las citas en el momento, porque si no lo hacemos en el momento pueden suceder muchas cosas y os aseguro que ninguna buena como que se nos olvide, alguien de la cita y se duplique la agenda o nos equivoquemos luego cuando la vayamos a apuntar.

Semanalmente y mensualmente haz una revisión de la agenda, valora cuales son las horas de mas demanda y las que menos, valora si los turnos de trabajo están bien distribuidos o si seria mejor realizar una modificación en ellos.

Conocer el trabajo que tienes te hará tener una mejor previsión de los productos y de los equipos y con ello poner soluciones antes de que surjan los
problemas, como quedarnos sin un producto o sin un equipo.

La agenda es un instrumento de trabajo imprescindible en tu salón por lo que su correcta gestión es una herramienta básica para su funcionamiento, crecimiento y satisfacción de tus clientes.